Productividad en los Scouts – y 5: la mejor aplicación móvil (y algunas más) para un coordinador de proyecto

wpid-screenshot_2015-10-12-22-09-57.pngQue seas Guía de Patrulla, jefe de equipo, coordinador de una sección, jefe de grupo o dirijas un equipo asociativo necesitas una aplicación que vaya contigo a todas partes.

Aplicaciones móviles hay a millones y a menudo la dificultad radica en incorporar esta nueva herramienta a nuestro trabajo cotidiano.
Es por eso que en este artículo os propongo una herramienta multiplataformas, muy potente, sencilla de usar y con numerosas extensiones que sin duda la convierten en la aplicación número uno para el Scout activo de hoy.

Durante mis años de Scout he dirigido Manadas, Tropas, Unidades Escultas, Clanes, equipos de acción social, equipos de eventos asociativos como San Franciscos, Festivales de la Canción y esta herramienta siempre me ha acompañado.

Sus principales ventajas:

  • son su gran autonomía,
  • su conectividad instantánea,
  • su excelente funcionamiento incluso con climatología adversa,
  • su facilidad de uso,
  • tu equipo se acostumbrará rápidamente y de forma natural a su uso cotidiano,
  • su versatilidad y su gran catálogo de opciones y extensiones,

¿Y cómo se llama? Comparto una captura de pantalla tras el salto:

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La libreta. Disponible en Amazon y en la papelería de tu barrio. No necesita batería ni contrato de permanencia. Funciona en ciudad y en la naturaleza. Con una gran autonomía, no necesita wifi ni 4G para funcionar. Se sincroniza con tu Android, tu iPhone o tu WindowsPhone. ¡Es compatible incluso con Blackberry!

… Así es, acabo de descubriros EL CUADERNO DE CAZA. ¿A que soy un genio? 😉

Cuenta la leyenda que cuando la NASA inició el lanzamiento de astronautas, se dieron cuenta enseguida de que los bolígrafos no funcionaban con gravedad cero. Para resolver este problema, la NASA contrató a Accenture y una década y 12.000 millones de dólares después, los astronautas disponían de un innovador bolígrafo que escribía con gravedad cero, hacia arriba y hacia abajo, bajo el agua, en prácticamente cualquier superficie.
Durante todo este tiempo los cosmonautas rusos utilizaron lápices.

La historia no es real pero retrata muy bien lo que nos sucede a los Scouts hoy en día, que nos creemos que todo puede salir de nuestros smartphone (incluyendo espantar mosquitos, jejeje)

Una libreta y un lápiz.

mi cuaderno de caza, indestructible

Tras una noche de tormentas, mi cuaderno de caza… Aún funciona.

Lo dije hace dos semanas y lo mantengo.
Usemos la cabeza para crear y aprender no para almacenar tareas. Y además está demostrado que cuando escribimos una idea sobre papel antes conseguimos darle forma y hacerla realidad. La mayor parte de las personas que se quejan de no tener tiempo mantienen en la cabeza todas las tareas que quieren realizar. Nunca las estructuran, nunca les ponen fecha y establecen prioridades.
Coge una libreta y escribe, escribe, escribe. Luego ordena, tacha, pon fechas y establece prioridades. Consigue que todos en tu equipo tomen notas. Una libreta es la mejor herramienta de un Scout organizado (su peor enemigo las hojas sueltas y las tareas en la cabeza). Y si, es cierto, no he inventado nada nuevo, los Scouts llevamos más de un siglo usando cuadernos de caza y a día de hoy sigue siendo la mejor herramienta por todo lo que os he dicho más arriba.

Además de la libreta si que es verdad que la tecnología nos ofrece algunas alternativas interesantes y os voy a detallar a continuación las que yo uso habitualmente.

Aplicaciones móviles y de escritorio para mejorar tu productividad

Google Keep, por su sencillez. Escribo las ideas cuando surgen, tomo fotos o hago notas de audio. Les añado recordatorios de lugar o de fecha, las envío al equipo de La Roca, al Blog o mi agenda.
¿Y para que sirve un recordatorio de lugar? Pues por ejemplo para que me llegue el recordatorio cuando estoy en el local scout, sea la fecha que sea.

Google Keep, aplicación móvil Google Keep, aplicación móvil Google Keep, aplicación móvil

Puedo compartir las notas con mis compañeros de equipo y recibir las que ellos comparten conmigo. Escribir notas juntos, corregirnos los borradores, compartir ideas.

También uso Google Keep para escribir artículos de este y otros blogs y los envío directamente a cola de publicación a través de la aplicación WordPress para android. Y por supuesto también uso Google Keep en el ordenador donde reencuentro las notas que grabé con el móvil o que escribí en otro ordenador.

evernote
Evernote, es la aplicación de gestión vitaminada. Aunque ahora entre en una época polémica y no sabemos como terminará la cosa, Evernote sigue siendo la aplicación reina.

Yo la uso en mi vida profesional pues me permite organizar tanto mi trabajo como el de mis colaboradores, guardar y clasificar documentación, extraer contenidos interesantes de la red y muchas cosas más.

¿Pegas?

Como todas las herramientas complejas necesita un aprendizaje previo y necesitas que todos en tu equipo lo acepten. Eso no siempre es fácil. Si te animas, en ThinkWasabi, Berto Pena tiene los mejores artículos para aprender a manejar Evernote.

sunrise
Sunrise Calendar, tomar notas, aprobar decisiones pero no fecharlas es el primer paso al fracaso del proyecto.

Sunrise Calendar es un calendario que combinado con tu cuenta de Google te permite poner fechas a tus proyectos, tus reuniones y en realidad cualquier tarea que tengas por delante. Mediante las “invitaciones” puedes inscribir notas en las calendarios de tus colaboradores (deberán validar las invitaciones, por supuesto) lo que facilita enormemente convocar reuniones y organizar fechas en equipo.

Sus aplicaciones móviles como de escritorio facilitan muchísimo su uso. Os lo recomiendo.

Slack, la herramienta del equipo que puso un robot en Marte.

Slack, la herramienta del equipo que puso un robot en Marte.

Como os decía en un capítulo anterior, olvidad el email para vuestras labores scouts. Slack es la herramienta corporativa que usan muchas empresas y que usamos aquí en La Roca para la gestión del portal.

Es una plataforma de comunicación completísima. Se acabó buscar en tu buzón donde está aquel archivo que te enviaron. En Slack podemos compartir archivos, hacer búsquedas, marcar con etiquetas las conversaciones e incluso agregar un servicio externo como un disco duro virtual o un calendario gracias a Slack Integration.

Xmind. De los mapas mentales os hablé hace cinco años (¿tanto tiempo ya?):

Sé lo que quiero pero no sé como empezar.

¿Alguna vez te ha pasado? ¿En cuantas ocasiones tenemos una idea y no sabemos como plasmarla sobre el papel o como enlazarla con lo que estamos haciendo?

Un Mapa mental es la forma más sencilla de gestionar el flujo de información entre tu cerebro y el exterior, porque es el instrumento más eficaz y creativo para tomar notas y planificar tus pensamientos. Aunque la manera habitual de desarrollar un mapa mental es sobre papel las aplicaciones como Xmind tienen la ventaja de facilitarnos la organización de los contenidos. A continuación el mapa mental de un campamento de lobatos:

Y nada más. Una libreta, un lápiz, tres o cuatro aplicaciones que puedas sincronizar con tu smartphone y tu ordenador. Y recuerda: Lo importante no son las herramientas sino el uso que hacemos de las mismas. Con este quinto capítulo cierro esta serie de artículos sobre productividad en los Scouts. Con que haya sido de utilidad a un sólo equipo scout me daré por satisfecho. Espero vuestras opiniones en los comentarios.

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