Productividad en los Scouts – 4: Plantéate la comunicación como una vía de dos direcciones

Que gestiones un grupo scout, un evento concreto o una asociación la comunicación del proyecto debe ser algo que trabajes con el mismo cuidado que la comunicación interna de la que hablamos hace unas semanas.

ven y vivelo (campaña de captación de un grupo scout)

ven y vivelo (campaña de captación de un grupo scout)

La primera cosa que nos viene a la mente cuando hablamos de comunicación del proyecto es:

  • El nombre o designación del proyecto,
  • La insignia y/o la pañoleta.

Y a estos dos puntos vamos a dedicar tres cuartos partes de nuestra primera reunión… ¡bang! Todo lo aprendido estas semanas en productividad y gestión de equipos acaba de saltar por los aires.

A menudo grandes proyectos adolecen de una buena comunicación y la verdad es que el tema no es tan complicado como parece. Sólo necesitamos tener claras dos cosas:

Quién comunica y qué medios usa para comunicar

El comunicador. Si el proyecto lo lleva un equipo pequeño no os quebréis la cabeza, el comunicador debe ser el líder del equipo. Sino elegid a un comunicador y tratad de que las comunicaciones siempre pasen por él. Si diriges un Grupo Scout haced un organigrama lo más claro posible:

Contactos del Grupo Scout

  1. Arco Iris es el responsable de la Colonia: tlf: 000.000.000 castores@gruposcout.org
  2. Akela es la responsable de la Manada: tlf: 000.000.000 lobatos@gruposcout.org
  3. Halcón es el responsable de la Tropa Scout: tlf: 000.000.000 scouts@gruposcout.org
  4. Comadreja es la responsable de la Unidad: tlf: 000.000.000 escultas@gruposcout.org
  5. Liebre es el responsable del Clan: tlf: 000.000.000 rovers@gruposcout.org
  6. Manuela es la responsable del Grupo: tlf: 000.000.000 coordinador@gruposcout.org
  7. Antonio es el tesorero: tlf: 000.000.000 tesoreria@gruposcout.org

y olvidaos de los emails personales que solo puedes recordar una vez sobre diez.

Los medios. A todos nos hace felices que nuestra página facebook tenga muchos likes pero hazte la pregunta ¿me es realmente útil en el propósito de nuestro proyecto? En este enlace te planteo 5 razones a favor y 5 en contra de tener a tu grupo scout en Facebook.

¿Abrimos una cuenta de Twitter? ¿Otra en Instagram y una más en Youtube? Plantearos seriamente la presencia virtual. Seriamente. No hay nada peor que una web sin actualizaciones desde 1956, una página FB con actualizaciones insípidas, abandonada o un exceso de autobombo. Y que decir de las miles de cuentas de twitter de grupos y asociaciones scouts que no publican nada desde el pleistoceno?

Lo fundamental es que la comunicación sea bidireccional y sencilla para quienes quieran encontraros, como por ejemplo unos padres que quieren meter a sus hijos en el Grupo, una asociación con fines similares y busque un encuentro, una empresa que quiera colaborar:

  • ¿Dónde pueden encontraros?
  • ¿Contestáis rápidamente a los mensajes recibidos en vuestra página Facebook?
  • ¿Tenéis un teléfono y un email de contacto bien a la vista en todas vuestras publicaciones papel?
  • ¿y en las publicaciones en la red?

Si has contestado SI a las tres últimas preguntas ya lo estás haciendo bien. Sólo quiero insistir en que “responder rápidamente” no es coger la llamada o el email y responder “ya le llamaremos” sino dar una respuesta completa y constructiva en el menos tiempo posible (recuerda aquí la regla de los dos minutos:si una tarea lleva menos de dos minutos realizarse, hazla ahora mismo. No lo dejes.).

La semana que viene el último capítulo de esta serie. Os hablaré de herramientas que os serán de utilidad para mejorar la productividad de vuestro proyecto. Si teneís alguna sugerencia para un sexto capítulo podeís dejar vuestro mensaje en los comentarios. Agradeceré también el retorno de aquellos que hayáis puesto en marcha algunas de las dinámicas que os propuesto en esta serie.

la imagen que ilustra este post es de la campaña de captación que llevamos a cabo en el GS San Juan Bosco de Jaén, España, en 2009.

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