Productividad en los Scouts – 2: elimina tus reuniones, si no te es posible, dinamízalas

Si hay algo que caracteriza el noventa, venga, voy a ser generoso, el 70 por ciento de las reuniones Scouts a las que he asistido en mi vida, (también ahora, en otra asociación y en otro país) es su poco aprovechamiento.

Podemos pasar horas debatiendo sobre cualquier nimiedad. Y a la hora de las decisiones importantes, a menudo no queda claro quien y como va a llevar a cabo la tarea.

productividad en las reuniones

Antes de convocar una reunión es fundamental que te plantees si realmente es necesaria. Si lo que voy a hacer es informar sobre el progreso del proyecto no es necesario reunir a todo el mundo, puedo enviar un memorándum. Si lo que quiero es que cada cual informe de sus avances ídem, no es necesario reunirse. Reunirse por sistema tampoco es una buena idea, veamos por qué:

un mago llega...

La hora:

Gandalf podía llegar cuando quisiera, para eso es un mago. Para los demás, un reloj. Si retrasas el comienzo de la reunión estás castigando a los que llegan a tiempo y dándoles motivos para llegar tarde la próxima vez.

No sólo la hora de comienzo de la reunión sin también su hora de finalizar. A menudo, no saber cuando acaba la reunión hace que unos cuantos la abandonen cuando estiman y después se toman decisiones que les afecta pero de las que no tienen conocimiento.

Por supuesto la reunión debe celebrarse en un horario que pueda convenir a los asistentes. Y cumplir con las horas es fundamental.

Convocatoria previa:

No hay nada de más improductivo que asistir a una reunión de la que no sabes nada previamente. Si, quizás: reunirse por costumbre. Si eres el convocante de la reunión procura que los asistentes sepan con tiempo los temas a tratar. Si les vas a pedir cuentas de su trabajo, del avance del proyecto o de sus compromisos de reuniones anteriores házselo saber en la convocatoria.

Así pues, ninguna reunión sin convocatoria previa con los temas a tratar. Una lista abierta por supuesto.

Quiénes

Todas las asociaciones tienen un reglamento que especifica quienes tienen poder de decisión en cada ámbito. Sin embargo eso no quiere decir que todos los Scouters de un grupo scout, por poner un ejemplo, tengan que reunirse para debatir si compramos la tienda de campaña de ocho plazas a ochenta euros o dos de cuatro por cuarenta cada una.

Una reunión eficaz también se consigue cuando reunimos a las personas adecuadas:

    Los Scouters de Clan, el intendente de grupo, el tesorero y el jefe de grupo para debatir sobre la posible renovación de las tiendas de ruta.
    Los coordinadores de sección, el jefe de grupo, el tesorero y unos padres que tienen una agencia de viajes para estudiar presupuestos de autobuses para el próximo campamento.
    Cuatro padres y un scouter de cada sección para decidir los menús de campamento.

¿Quien no recuerda alguna reunión en la que veinte personas alrededor de una mesa debatieron que tela escoger para las pañoletas? ¿Cuanto tiempo nos llevó la discusión de si la pañoleta de grupo debía ser magenta, clavel o lavanda, si la camiseta de campamento sería mejor en marrasquino, cayena o carmesí?

Un acta clara, limpia y compartida.

Hablamos, debatimos, nos reímos, nos vamos por la tangente, nos despistamos, volvemos a debatir y… Tu papel como coordinador, como convocante de la reunión, te obliga a no perder el norte en las discusiones, reconducirlas si hace falta pero sobre todo a que quede muy claro:

  1. a qué se compromete cada uno,
  2. quiénes se comprometen,
  3. cuándo realizarán su labor o presentarán los resultados.

Cuando llegue la hora de fin de la reunión corta por lo sano, las charlas, anécdotas y demás pueden (y deben) suceder después. Y por favor, no envíes el acta por e-mail!!

Nos leemos el martes que viene con un nuevo artículo productivo. Esta vez me engancharé con la gestión de equipos. Como siempre, los comentarios son vuestros para aportar ideas y preguntas.

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2 Respuestas a “Productividad en los Scouts – 2: elimina tus reuniones, si no te es posible, dinamízalas”


  • Juan J Pérez-Gato legendario

    Lo que acabas de contarnos es algo que no debería quedar en el olvido.
    Recuerdo la frustración que sentía cuando aquellas reuniones de grupo se prolongaban sin necesidad durante horas (envueltos además por el humo de los cigarrillos de muchos de los compañeros que lo hacían más desagradable. La conciencia anti-tabaco aún no existía), para no llegar a casi ninguna conclusión o a una que podía haberse cerrado en cinco minutos.
    Aquello fue una de las causas (por supuesto que no la más importante) que me llevaron a dejarlo. Supongo que a muchos otros les ocurrió y ocurre lo mismo porque en nuestra sociedad el tiempo es muy valioso y a nadie le agrada la sensación de perderlo.

  • Así es, Gato. Como decía en mi primer artículo, el tiempo no es oro. Es vida. Hace poco, varios voluntarios en un proyecto scout aquí en Francia, nos rebelamos por esto mismo:
    Si bien estoy dispuesto a entregar parte de mi vida por un proyecto ilusionante como es el Escultismo, no lo estoy para sacrificar tiempo de familia en interminables e infructuosas reuniones después del trabajo. Otra voluntaria me explicaba su motivo para abandonar: “en una reunión se me pide que realice una gestión. En la reunión siguiente esta gestión es innecesaria, en la tercera se pregunta quien puede realizar esta gestión!? No se valora ni mi tiempo (empleaba parte de su tiempo laboral para las gestiones) ni mi trabajo. “

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