Productividad en los Scouts – 1: el correo electrónico y el teléfono. Cuanto menos los uses, mejor.

En resumidas cuentas: el correo electrónico y el teléfono, cuanto menos los uses, mejor.

Como decía en mi artículo anterior, todos dedicamos al escultismo “una parte de libre de nuestro tiempo”, de nuestras vidas. Y no una parte de nuestro tiempo libre. Si coordinas un equipo lo primero que debes hacer es respetar este tiempo, esta vida, que la gente de tu equipo concede al proyecto. Por eso mi consejo es que para comunicar con tu equipo uses el e-mail y el teléfono con cuidado.

Vale, no es algo exclusivo de los Scouts. En el mundo laboral el e-mail es el “pez retrasante” líder en el océano.

El e-mail nació como una novedosa forma de comunicación pero seamos realistas, hoy en día nuestros buzones están a reventar de correos electrónicos con mayor o menor importancia.

Hola soy Dory y... no me acuerdo de... Hola soy Dory

Se mezclan los correos personales con los profesionales, asuntos de los Scouts, de clase quizás, listas de correos, publicidad (tanto deseada como spam). Hay quien dedica media mañana a organizar su correo. Francamente, no es lo mejor.

Y cuando digo correo electrónico me refiero a tu email, al messenger de Facebook, a las mensajerías instantáneas como telegram o whatsapp o los mp de Twitter.

Mas adelante os hablaré de las herramientas de trabajo que podéis usar en vuestro equipo pero centrándome en el e-mail estos son los consejos que os doy:

Asunto:

Si recibo un e-mail que empieza por FW:RE:RE:RE:FW:… Como que no me lo leo.

Si vas a enviar un e-mail a tu equipo, preocúpate de describir correctamente el asunto porque si tú no tienes tiempo para lanzar una comunicación clara y eficaz no sé porqué yo debo tener tiempo para descifrar tu mensaje. Muchos expertos recomiendan escribir el asunto DESPUES de haber redactado el e-mail, de esta forma encuentras más fácilmente un asunto que resuma tu misiva.

Cuerpo

Por favor, olvídense ya de los RT o los FW. Si necesitas decir algo sé claro y conciso. No uses un email con un tema anterior para escribirme porque me llegará como contestación de un tema que ya dí por cerrado.

Los archivos adjuntos podrían llevarse por sí solos un tema entero de productividad. Siendo escuetos simplemente diré que antes de enviar un documento adjunto reflexiones:

    1.- Si realmente es necesario adjuntarlo,
    2.- Si el nombre del archivo es suficientemente claro como para luego poder indexarlo (no lo habrás llamado doc1.pdf, acta.pdf o archivo.pdf)
    3.- Si lo que contiene no podría ir en el cuerpo del email.

Destinatarios

Formé parte de un equipo de trabajo asociativo. El coordinador nos reenviaba sistemáticamente todos los emails relacionados con el proyecto. Fueran conversaciones con uno solo del equipo o conversaciones completas (emails encadenando respuestas) con algún colaborador interno o externo. Era su forma de hacernos a todos partícipes de los avances en el proyecto. El resultado claro, no era el deseado. Y cuando alguien tenía la mala idea de darle a “reenviar a todos” ya se abría la caja de los truenos.

Así es que prácticamente nadie leía los emails por lo que la primera hora de las reuniones consistía en poner a todos al día de las novedades.

Céntrate. Escribe tu correo y antes de darle a “enviar” releelo y decide quien debe recibirlo.

Que todo el mundo esté en el mismo equipo no significa que tengamos que estar todos informados de todo.

productividad

El teléfono:

Debo admitirlo: el móvil me parece uno de los inventos más desastrosos de la humanidad. Ojalá hubieran inventado internet ANTES y la gente no tuviera esa maldita costumbre de llamar para cualquier cosa.

Hace algún tiempo participé en un equipo de trabajo que adolecía de ambos defectos. El coordinador enviaba emails a las ocho de la mañana (si, si, esa hora en la que todos estamos corriendo para dejar a los niños en el cole y llegar con hora al trabajo) y a las nueve en punto estaba llamando a sus colaboradores para preguntarles si habían recibido su email y que opinaban.

Lo diré claro: A menos que haya un motivo de inminente urgencia no llames.

    Cuando llamas en horario de clase/oficina… molestas.
    Cuando llamas a la hora del almuerzo… molestas.
    Cuando llamas por la noche… molestas.

Molestas porque independientemente de lo que esté haciendo tengo que interrumpir mi tarea para atenderte. ¿Que es eso de tanta urgencia que no puedes ponerme en un mensaje que leeré cuando pueda y contestaré cuando considere? Una llamada es un “Hola, deja lo que estés haciendo y atiéndeme.” ¿recuerdas lo que contaba del tiempo, de la vida de tus colaboradores en mi primer artículo? Pues eso.

Algunas lecturas útiles:

  • Usar mal el correo en el Blog Yorokobu.
  • El peor hábito del email está de moda, en ThinkWasabi.
  • La semana que viene hablaremos de gestión (humana) del equipo: como acabar con las terribles e interminables reuniones. Pero antes, como siempre, os animo a dejar vuestros comentarios a continuación.

    imágenes de desmotivaciones.es y de unsplash.

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